ADAPTY Zakázky
Zakázka se rozpadne na kroky a aktivity, lidé k nim vykazují práci a vy kdykoli vidíte, kolik hodin z plánu je vyčerpáno. Ne na konci. Průběžně.
Snímky jsou z ADAPTY, data v nich jsou ukázková.
Podepsalo se, naplánovalo v Excelu a začalo se dělat. Hodiny se sčítají někde v hlavách, rozsah se cestou mění a nikdo nedokáže říct, kolik z rozpočtu už padlo. Odpověď přijde až s fakturou — nebo když ji zákazník odmítne zaplatit.
Přitom stačí, aby lidé vykazovali práci tam, kde ji dělají. Zbytek se spočítá sám.
Zákazník, typ, kategorie, odpovědná osoba, termín, priorita a řešitelé. Když zakázka vzešla z obchodního případu, přenese se z něj zadání i historie.
Ze zakázky vzniká strom kroků a aktivit. Každá má své číslo, řešitele a rozsah — a dá se podle ní vykazovat i fakturovat.
Výkaz se píše přímo k aktivitě, ne do zvláštní tabulky. U každého se pozná, jestli je fakturovatelný — a je vidět, kolik z odvedené práce jde zákazníkovi na fakturu.
Čerpání plánu hodin, přečerpání, odhad dokončení a stav proti termínu. Nemusíte nic počítat ani se nikoho ptát.
Zakázka měla plán 114 hodin, vykázáno je 136. To je 119 % a odhad dokončení je překročený. Tahle čísla nikdo neposbíral ručně — vznikla z výkazů, které lidé napsali k jednotlivým aktivitám.
Pod tím je rozpad po aktivitách, takže je vidět, která část zakázku utopila. V ukázce jsou to dvě položky na 139 % a 259 % plánu.
Přečerpání se nedá vždycky uhlídat. Dá se ale zjistit včas — a promítnout do vícepráce, dalšího termínu nebo příští nabídky.
Rozpočet, plán hodin i skutečně vykázané hodiny vedle sebe. Zákazník, adresa a jeho projektový manažer hned pod tím.
Zakázka se rozpadá na očíslované kroky. Každý má svou aktivitu, řešitele a stav — a je jasné, co z čeho vzniklo.
Kolik hodin je fakturovatelných a kolik ne, rozpad podle činností i podle lidí. V ukázce 82 % odvedené práce jde na fakturu.
Jeden formulář se základními parametry. Detaily se doplňují průběžně, ne při zakládání — jinak by to nikdo nedělal.
Časová osa přes celé portfolio, souhrn plánovaných a vykázaných hodin i objemu za vybrané zakázky. Rozbalením se jde na kroky konkrétní zakázky, aniž byste opustili přehled.
Sedí pipeline? Hrají zakázky? Kolik je úkolů po termínu? Čtyři čísla, za pět vteřin, bez ptaní kohokoli.
Každý řádek se rozbalí do detailu, takže od čísla, které se nelíbí, jdete rovnou ke konkrétním zakázkám. Zakázky po termínu, do patnácti dnů, nad třicet dnů i ty bez termínu — s objemem u každé skupiny.
Když jsou čísla dobrá, je to radost. Když nejsou, víte to dnes a máte na to čas zareagovat.
Nad zakázkami běží stejná AI znalostní vrstva jako nad obchodními případy. Umí shrnout jednu zakázku, vyhodnotit ji, projít celé portfolio i posoudit práci lidí — a k tomu doporučit, co s tím.
O co jde, kde zakázka stojí, jak jsou na tom dílčí části. Napsané tak, že to přečtete cestou na schůzku.
Podstatné události, rozpory v datech a zhodnocení. Nedodržený termín pojmenuje, i když to nezní hezky.
Kolik zakázek běží, jak jsou staré, kolik jich má výkaz. Pro ředitele zakázek, ne pro jednu zakázku.
Konkrétní nálezy s výčtem zakázek, kterých se týkají. Ne obecné rady — jmenovitý seznam.
„Bez jediného výkazu: 13 zakázek." „Odpovědná osoba nic nevykázala 180+ dní: 9." „Na zakázce ticho, ale u firmy se jinde pracuje: 3." U každého nálezu je seznam, kterých zakázek se týká.
Má vlastní kapitolu „Co nelze spolehlivě posoudit". Když 57 zakázek nemá plán hodin, napíše, že u nich čerpání vyhodnotit nejde — místo aby si číslo domyslela.
Každé shrnutí je verzovaný dokument, do kterého se dá dopsat, co ví jen člověk. Od té chvíle s tím systém počítá.
To poslední je na tom to podstatné. AI umí přečíst data. Neví ale, že u téhle zakázky visí vztah s klíčovým zákazníkem nebo že se o ní bude mluvit na dozorčí radě. To ví ředitel — a když to do shrnutí napíše, přestane to být jeho soukromá starost. Systém s tou znalostí pracuje dál a lidem, kterých se to týká, se objeví jako tip v jejich pracovní ploše, ve chvíli, kdy je to důležité.
Tohle je rozdíl proti obecné AI: ta ví hodně o světě, ale neví nic o vaší firmě. Znalostní vrstva se učí právě to, co jí řeknete vy.
Obchodní případ v ADAPTY CRM se po podpisu promění v zakázku. Zadání, přílohy i historie komunikace jdou s ním — realizace nezačíná od prázdného papíru.
Co se dodalo, se pak servisuje. ADAPTY Servis a údržba navazuje na stejného zákazníka a stejné zařízení, takže technik ví, co u něj stojí a kdo to montoval.
S Helios Inuvio se doplní objednávky, fakturace a ekonomika zakázky. Bez ERP Zakázky fungují taky — jen bez téhle vrstvy.
Projekční kanceláře, montážní a realizační firmy, dodavatelé technologií, IT a službové společnosti. Všude tam, kde se zakázka měří odpracovanými hodinami a marže se dělá pořádkem, ne přirážkou.
Po pár měsících máte vlastní čísla o tom, jak dlouho co doopravdy trvá. Příští nabídku pak nepočítáte podle citu, ale podle toho, jak dopadly ty předchozí.
To je mimochodem hlavní důvod, proč se vyplatí vykazovat i tam, kde se zákazníkovi fakturuje paušálem nebo pevnou cenou.
Nemusíte. Zakázky se dají provozovat samostatně. Dohromady ale dávají větší smysl — obchodní případ se po podpisu promění v zakázku i s celou historií, místo aby se zadání přepisovalo znovu.
Vykazuje se tam, kde se pracuje — u konkrétní aktivity, ne ve zvláštní tabulce na konci týdne. Výkaz je pár kliknutí a jde i z mobilu. To je rozdíl mezi tím, jestli se to dělá, nebo nedělá.
U zakázky je schválený rozpočet i plán hodin a sleduje se obojí. S napojením na Helios Inuvio se k tomu přidá skutečná fakturace a náklady, takže je vidět i ekonomika, ne jen odpracovaný čas.
Přidá se další krok nebo aktivita. Původní plán zůstane, takže je pak doložitelné, co bylo v zadání a co přibylo — a vícepráce se dají obhájit čísly, ne dohadem.
Platí se za uživatele a měsíc. První modul stojí 500 Kč, každý další 125 Kč — cenotvorba je pro CRM i Zakázky stejná. Podrobně v ceníku ADAPTY CRM a Zakázek. Ceny jsou bez DPH při ročním předplatném.
Projdeme ji spolu tak, jak by běžela v ADAPTY Zakázky.
Nejlíp se to pozná na vlastní zakázce — na té, u které dnes nevíte, jak je na tom proti plánu. Prezentace trvá zhruba půl hodiny a nepotřebujete se na ni připravovat.
ADAPTY je produkt společnosti DATAMIX Solutions s.r.o.
IČ: 27780121 · DIČ: CZ27780121 · Olomouc
